1. BEVEZETÉS
1.1. Az alábbiakban szeretnénk tájékoztatni Ügyfeleinket és a Dr. Kovács Kond Ügyvédi Iroda (a továbbiakban: Iroda vagy adatkezelő) általi adatkezeléssel érintett egyéb személyeket (a továbbiakban: Érintettek) a személyes adataik kezelésével kapcsolatos tudnivalókról.
1.2. AZ ADATKEZELŐ SZEMÉLYE:
Név: Dr. Kovács Kond Ügyvédi Iroda
E-mail: kond.kovacs@kklaw.hu
Telefon: +36 30 221 8170
Székhely: 1122 Budapest Hajnóczy József utca 3. földszint 2.
Kamarai regisztrációs szám: 2303
Adószám: 18192294-2-43
1.3. Jelen adatvédelmi tájékoztató kizárólag a természetes személy Érintettek személyes adataira vonatkozik, tekintettel arra, hogy jogi személyek, illetve egyéb szervezetek adatai nem minősülnek személyes adatoknak.
1.4. Ügyvédi irodák esetén az alábbi jogszabályok tartalmaznak adatkezeléssel kapcsolatos fontos rendelkezéseket:
• Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 Rendelete (általános adatvédelmi rendelet; ismertebb nevén GDPR) (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/HU/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679&from=EN)
• Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.) ( https://net.jogtar.hu/jogszabaly?docid=A1100112.TV)
• Az ügyvédi tevékenységről szóló 2017. évi LXXVIII. törvény (a továbbiakban: Ügyvéd tv.) (https://net.jogtar.hu/jogszabaly?docid=A1700078.TV&timeshift=fffffff4&txtreferer=00000001.TXT)
• A pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló 2017. évi LIII. törvény (a továbbiakban: Pénzmosásról szóló tv.) (https://net.jogtar.hu/jogszabaly?docid=A1700053.TV)
1.5. Az Iroda nem hoz automatizált adatkezelésen alapuló döntést, illetve nem végez profilalkotást. Az Iroda nem továbbít személyes adatot az EGT-n kívüli tagállamba, kivéve azt az esetet, amikor a megbízás jellegéből adódóan az ilyen adattovábbítás szükséges. Ilyen esetben az adattovábbítás megfelelő garanciák mellett történik.
1.6. Az Iroda által végzett adatkezelés több esetben jogszabályokon alapul. Ilyenkor az érintett köteles a személyes adatait megadni. A megbízási szerződés kötésének például előfeltétele bizonyos, az Ügyvéd tv.-ben és a Pénzmosásról szóló tv.-ben meghatározott személyes adat ügyfel általi megadása és az ügyvéd általi megőrzése (ld. lenti 2.1.6 pontot). Egyéb esetekben a személyes adat megadása önkéntes, ugyanakkor a megbízás ellátáshoz minden esetben szükséges. Amennyiben az érintett nem adja meg azon személyes adatokat, amelyeket az Iroda a megbízás ellátása érdekében szükségesnek tart, úgy előfordulhat, hogy az Iroda nem tudja ellátni a megbízást és ezáltal nem tud jogi tanácsadást ellátni az érintett részére.
1.7. Amennyiben az adatkezelés hozzájáruláson alapul, úgy az érintett bármikor jogosult a hozzájárulását visszavonni. Ez azonban nem érinti a hozzájárulás megadását megelőző adatkezelés jogszerűségét.
2. AZ EGYES ADATKEZELÉSEK JELLEMZŐI
2.1. AZ ÜGYVÉDI TEVÉKENYSÉG, ILLETVE A JOGI TANÁCSADÁS SORÁN VÉGZETT ADATKEZELÉSEK
2.1.1. ÉRINTETTEK:
• azon természetes személy ügyfelek, akiknek az Iroda jogi tanácsadást vagy egyéb jogi szolgáltatást végez;
• az Irodának adott megbízással kapcsolatban érintett egyéb természetes személyek (pl. egy peres eljárásba vagy jogvitában a megbízóval ellenérdekű fél, hatósági, vagy peres eljárás iratanyagában szereplő természetes személyek, tanúként meghallgatott személyek;
• az Iroda ügyfeleinek természetes személy kapcsolattartói.
2.1.2. Az adatkezelés célja: Az ügyvédi tevékenység ellátása során az Iroda az adott megbízással érintett személyek alább meghatározott, továbbá az ügy kapcsán releváns egyéb személyes adatait az ügy ellátása, jogi tanácsadás nyújtása, ügyvédi tevékenység végzése, okiratok ellenjegyzése, hatósági és peres eljárásokban nyújtott jogi képviselet ellátása céljából (az adott ügytől függően), illetve a jogszabályok által előírt azonosítási, nyilvántartási és bejelentési kötelezettségek teljesítése céljából kezeli. Az Iroda továbbá az egyes személyes adatokat a megbízás során felmerülő kapcsolattartás, belső ügynyilvántartás, számlázás és követeléseinek érvényesítése céljából is kezeli.
2.1.3. Az adatkezelés jogalapja: Az Iroda általi adatkezelés jogalapja változó. Jogalap lehet:
• az Iroda és az érintett között fennálló ügyvédi megbízási szerződés teljesítése (pl. ingatlan adásvételi szerződés elkészítésére és ellenjegyzésére adott megbízás teljesítése);
• az Irodára vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése (ld. a lenti 2.1.6 pontban hivatkozott jogszabályi rendelkezéseket);
• az Iroda jogos érdeke (pl. jogszabály által előírt iratmegőrzési kötelezettséggel nem érintett ügyekben az iratok megőrzése a teljesítés későbbi bizonyítása, kapcsolattartás a megbízás teljesítése során, ügyiratkezelés egységessége, követeléseinek behajtása céljából). Jogos érdekek megnevezése: egységes ügynyilvántartás és ügykezelés, megbízási díj érvényesítéséhez fűződő jog, valamint a szolgáltatás teljesítése során történő akadálymentes kommunikáció biztosítása;
• harmadik fél jogos érdeke (pl. az Irodát megbízó személy jogos érdeke a megbízó követelése érvényesítése kapcsán, a követelés kötelezettjének személyes adatai Iroda általi kezelése tekintetében, vagy pl. egy peres eljárás során az Iroda megbízójával szemben álló peres fél, vagy a perben meghallgatott tanúk vagy a periratokban szereplő személyek személyes adatainak kezelése tekintetében). Harmadik fél jogos érdekeinek megnevezése: követelések érvényesítéséhez, valamint jogviták eldöntéséhez fűződő érdek.
2.1.4. Az adatkezelés ideje: a személyes adatokat az Iroda általában az adott megbízás teljesítésétől/megszűnésétől számított 10 évig kezeli. A jogszabály által meghatározott speciális esetekre ld. lenti 2.1.6 pontot.
2.1.5. Címzettek: Az Iroda személyes adatot csak abban az eseten továbbít harmadik személyeknek, ha ez a megbízás teljesítése érdekében szükséges. Adattovábbítást jogszabály is előírhat, pl. az ügyvédi letétek esetén a jogszabály előírja a letétek bejelentését a Budapesti Ügyvédi Kamara részére, vagy bizonyos esetekben a Pénzmosásról szóló tv. ír elő bejelentési kötelezettséget. A jogszabályi előírásokat ld.a lenti 2.1.6 pontjában.
2.1.6. AZ ÜGYVÉDI TEVÉKENYSÉGRE VONATKOZÓ, JOGSZABÁLY ÁLTAL ELŐÍRT ADATKEZELÉSEK, A KEZELT ADATOK KÖRE
2.1.6.1. ÜGYVÉD TV.
2.1.6.1.1. AZONOSÍTÁS
Az ügyvéd azt a természetes személyt, akit nem ismer, vagy akinek személyazonosságát illetően kétség merül fel személyazonosításra alkalmas okmánya megtekintésével azonosítja.
Az ügyvéd a természetes személyek okmányainak érvényessége, illetve az általa vezetett nyilvántartásban szereplő adatok egyezősége ellenőrzése érdekében jogosult a személyiadat- és lakcímnyilvántartásból, a járművezetői engedély-nyilvántartásból, az útiokmány-nyilvántartásból és a központi idegenrendészeti nyilvántartásból elektronikus úton az alábbi adatokat igényelni:
a) természetes személyazonosító adatok,
b) állampolgárság, hontalanság, menekült, bevándorolt, letelepedett, illetve EGT-állampolgár jogállás,
c) lakcím,
d) arcképmás,
e) aláírás,
f) a polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásáról szóló 1992. évi LXVI. törvény 18. § (5) bekezdése szerinti tények,
g) a külföldre utazásról szóló 1998. évi XII. törvény 24. § (1) bekezdés f) pontja szerinti adatok és az okmány érvényességi ideje,
h) a közúti közlekedési nyilvántartásról szóló 1999. évi LXXXIV. törvény 8. § (1) bekezdés b) pont ba)-bb) alpontja szerinti adatok,
i) a szabad mozgás és tartózkodás jogával rendelkező személyek beutazásáról és tartózkodásáról szóló 2007. évi I. törvény 76. § d) pontja, 80. § (1) bekezdés b) és c) pontja, valamint a harmadik országbeli állampolgárok beutazásáról és tartózkodásáról szóló 2007. évi II. törvény 95. § (1) bekezdés g) pontja, 96. § (1) bekezdés g) pontja, továbbá 100. § (1) bekezdés b) és c) pontja szerinti adatok.
Ha a természetes személy ügyfél nevében meghatalmazottja jár el az ügyfél külön azonosítását az ügyvéd akkor mellőzheti, ha az ügyfél adatait tartalmazó meghatalmazást
• ügyvéd ellenjegyezte,
• közjegyző készítette,
• a meghatalmazó aláírását közjegyző hitelesítette,
• vagy a meghatalmazást az aláírás helye szerint illetékes magyar külképviseleti hatóság hitelesítette vagy felülhitelesítette, illetve azt Apostille tanúsítvánnyal látták el.
Amennyiben az ügyvéd a jogi képviseletet közhiteles nyilvántartásba való bejegyzésre irányuló eljárásban látja el, illetve közhiteles nyilvántartásba való bejegyzés alapjául szolgáló okiratot szerkeszt, akkor a természetes személy adatainak nyilvántartásból történő lekérdezése kötelező.
2.1.6.1.2. KÖTELEZŐ JOGI KÉPVISELETET IGÉNYLŐ ÜGYLETEKRŐL VEZETETT NYILVÁNTARTÁS
Az ügyvéd köteles nyilvántartást vezetni a kötelező jogi képviseletet igénylő ügyletekről. Az azonosított természetes személyekről vezetett nyilvántartás a következő adatokat tartalmazza:
• természetes személyazonosító adatok,
• lakcím,
• állampolgárság, hontalanság, menekült, bevándorolt, letelepedett, illetve EGT-állampolgár jogállás,
• az azonosításhoz felhasznált azonosító okmány típusa és száma,
• a nyilvántartásból történő adatigénylés során kapott válasz azonosítója,
• azon ügyek ügyazonosítója, amelyekben a természetes személy azonosítása kötelező,
• a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló törvényben meghatározott adatok.
Az azonosított jogi személyekről és más szervezetekről vezetett nyilvántartás a következő személyes adatokat tartalmazza:
• az azonosított jogi személy vagy más szervezet képviseletében eljáró személy természetes személyazonosító adatai,
• a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló törvényben meghatározott adatok.
A nyilvántartás adatainak változását az ügyvéd úgy köteles vezetni, hogy a korábbi adatok megismerhetőek maradjanak.
Az Iroda a fenti nyilvántartás adatait a Pénzmosásról szóló tv.-ben meghatározott ideig (8 év) kezeli.
2.1.6.1.3. PAPÍR ALAPÚ OKIRAT ELEKTRONIKUS OKIRATI FORMÁBA ALAKÍTÁSA
Az ügyvéd bizonyos törvényben meghatározott esetekben papír alapú okiratról elektronikus okiratot készíthet. Ilyen esetben az elektronikus okiratot 10 évig, a papír alapú okiratot 5 évig köteles megőrizni, kivéve, ha a felek ennél hosszabb időben állapodnak meg.
2.1.6.1.4. ÜGYVÉDI LETÉTEKKEL KAPCSOLATOS ADATKEZELÉS
Az ügyvéd az általa kezelt kötelező legkisebb munkabér összegének kétszeresét meghaladó letétek adatait és azok változásait a területi ügyvédi kamara által működtetett elektronikus letéti nyilvántartásban rögzíti.
Az elektronikus letéti nyilvántartásban rögzíteni kell:
• a letétkezelő ügyvéd nevét és kamarai azonosító számát,
• a letéti szerződés ügyazonosítóját,
• a letét típusát,
• a letét tárgyát,
• ha a letétkezelő ügyvéd a letétet alszámlán helyezi el, az alszámla számát,
• pénzletét esetében a ténylegesen letétben levő pénz összegét és devizanemét,
• a letéti szerződés megkötésének, módosításának, illetve megszűnésének a dátumát,
• az adatok letéti nyilvántartásban való rögzítésnek, illetve a rögzített adatok módosításának a dátumát.
Az adatokat és azok változásait ügyvéd a letéti szerződés megkötésétől, illetve adatok változásától számított egy munkanapon belül minősített elektronikus aláírásával és időbélyegzővel ellátott elektronikus nyilatkozat megtételével rögzíti. Az elektronikus nyilvántartás a letéthez egyedi azonosító számot rendel.
Az elektronikus letéti nyilvántartás az adatokat a letéti szerződés megszűnését követő 10 évig tartalmazza.
2.1.6.1.5. ÜGYNYILVÁNTARTÁS ÉS IRATKEZELÉS
Az ügyvéd a megbízás alapján ellátott ügyekről – az ügyvédi tevékenységre vonatkozó szabályok megtartásának ellenőrizhetősége, valamint az ügyvédi tevékenységre való jogosultság megszűnése esetén az ügyfelek jogainak védelme érdekében – nyilvántartást köteles vezetni.
Az ügyekről vezetett nyilvántartás a következő adatokat tartalmazza:
• az ügyvéd által képzett ügyazonosítót,
• az ügyfél nevét,
• az ügy tárgyát,
• a megbízási szerződés létrejötte időpontját és
• az ügyhöz kapcsolódó bírósági eljárások lajstromszámát, illetve más eljárások iktatószámát.
Az ügyvéd az adatokat a megbízás megszűnését követő 5 évig, okirat ellenjegyzése esetén az okirat ellenjegyzését követő 10 évig, ingatlanra vonatkozó jog közhiteles nyilvántartásba való bejegyzését érintő ügyben a jog bejegyzésétől számított 10 évig kezeli.
A nyilvántartásba kizárólag a kamarai hatósági ellenőrzést folytató személyzet vagy szerv, illetve – az ügyfél jogainak védelme érdekében- a helyettes ügyvéd és a kijelölt irodagondnok tekinthet be és igényelhet adatot.
Az ügyvéd az általa ellenjegyzett okiratot, valamint az okirat ellenjegyzésével járó ügyben keletkezett más iratokat -ha jogszabály ennél hosszabb megőrzési időt nem állapít meg, vagy a felek ennél hosszabb ideig történő őrzésben nem egyeztek meg – az ellenjegyzéstől számított 10 évig megőrzi.
Az ügyvéd a kamarai tagsága megszűnése vagy megszüntetése, illetve kamarai nyilvántartásból való törlése esetén gondoskodik az általa kezelt, nem selejtezhető iratnak az ügyfél vagy az ügyfél számára az adott ügyben ügyvédi tevékenységet gyakorló, és az irat kezelésére jogosult ügyvéd részére történő kiadásáról, valamint az Ügyvéd tv. szerinti nyilvántartás megőrzéséről.
2.1.6.2. PÉNZMOSÁSRÓL SZÓLÓ TV.
2.1.6.2.1. ÜGYFÉL-ÁTVILÁGÍTÁS
A Pénzmosásról szóló tv. az ügyvédeknél az ügyfélátvilágítást a következő esetekben követeli meg:
• ha pénz és értéktárgy letéti kezelését végzi
• ha az Ügyvéd tv. alapján ügyvédi tevékenységet végez a következő ügyletek előkészítéséhez és végrehajtásához kapcsolódóan:
o gazdasági társaságban vagy egyéb gazdálkodó szervezetben lévő vagyonrész (részesedés) tulajdonának átruházása,
o ingatlan tulajdonának átruházása,
o gazdasági társaság vagy egyéb gazdálkodó szervezet alapítása, működtetése, megszűnése;
o bizalmi vagyonkezelési szerződés vagy bizalmi vagyonkezelés létesítésére irányuló egyoldalú jognyilatkozat
o ingó vagyonelem, különösen pénzeszköz, pénzügyi eszköz ellenérték nélkül történő átruházása.
Az ügyfél személyazonosságának igazolásával járó intézkedések
• Természetes személyek esetén az Iroda köteles rögzíteni a természetes személy:
• családi és utónevét,
• születési családi és utónevét,
• állampolgárságát,
• születési helyét, idejét,
• anyja születési nevét,
• lakcímét, ennek hiányában tartózkodási helyét,
• azonosító okmányának típusát és számát;
• Jogi személy vagy jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet esetén az Iroda az alábbi személyes adatokat köteles rögzíteni (a többi, ilyen esetben rögzítendő adat a szervezetekre vonatkozik):
o képviseletére jogosultak nevét és beosztását,
o kézbesítési megbízottjának az azonosítására alkalmas adatait.
Az ügyvéd személyazonosság igazoló ellenőrzése érdekében az alábbi okiratok bemutatását köteles megkövetelni:
• Természetes személy esetén:
• magyar állampolgár esetében a személyazonosság igazolására alkalmas hatósági igazolványát és lakcímet igazoló hatósági igazolványát,
• külföldi állampolgár esetén úti okmányát vagy személyazonosító igazolványát, feltéve, hogy az magyarországi tartózkodásra jogosít, tartózkodási jogot igazoló okmányát vagy tartózkodásra jogosító okmányát,
• Jogi személy, jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet esetén a nevében vagy megbízása alapján eljárni jogosult személy esetében:
• magyar állampolgár esetében a személyazonosság igazolására alkalmas hatósági igazolványát és lakcímet igazoló hatósági igazolványát,
• külföldi állampolgár esetén úti okmányát vagy személyazonosító igazolványát, feltéve, hogy az magyarországi tartózkodásra jogosít, tartózkodási jogot igazoló okmányát vagy tartózkodásra jogosító okmányát.
Az ügyvéd a bemutatott okmányokról és okiratokról köteles másolatot készíteni.
• A tényleges tulajdonosi joggyakorló igazolására vonatkozó szabályok
A természetes személy ügyfél köteles személyes megjelenéssel írásbeli nyilatkozatot tenni, felügyeletet ellátó szerv által meghatározott módon, előzetesen auditált elektronikus hírközlő eszköz útján nyilatkozni, hogy ha tényleges tulajdonos nevében vagy érdekében jár el.
• Milyen adatokat köteles az ügyvéd ezen nyilatkozatban rögzíteni a tényleges tulajdonosról?
o családi és utónév
o születési családi és utónév
o állampolgárság
o születési hely, idő
o lakcím, ennek hiányában tartózkodási hely
• Az ügyvéd az ügyféltől azt az információt is köteles kérni, hogy a tényleges tulajdonos kiemelt közszereplőnek minősül-e
Jogi személy vagy jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet ügyfél képviselője köteles személyes megjelenéssel írásbeli nyilatkozatot tenni, felügyeletet ellátó szerv által meghatározott módon, előzetesen auditált elektronikus hírközlő eszköz útján nyilatkozni, hogy ha tényleges tulajdonos nevében vagy érdekében jár el.
• Milyen adatokat köteles az ügyvéd rögzíteni ezen nyilatkozatban a tényleges tulajdonosról?
o családi és utónév
o születési családi és utónév
o állampolgárság
o születési hely, idő
o lakcím, ennek hiányában tartózkodási hely
o a tulajdonosi érdekeltség jellegét és mértékét
• Az ügyvéd az ügyféltől azt az információt is köteles kérni, hogy a tényleges tulajdonos kiemelt közszereplőnek minősül-e
Milyen esetekben mellőzhető a tényleges tulajdonosi joggyakorló igazolása? Ha kockázatérzékenységi megközelítés alapján az ügyvéd részére bemutatott okiratok alapján az adatokat rögzíti, vagy az általa hozzáférhető nyilvántartások azt igazolják. (Azonban ilyenkor a mellőzés tényét is rögzíteni kell az ügyvédnek.)
2.1.6.2.2. AZ ÜZLETI KAPCSOLATRA ÉS AZ ÜGYLETRE VONATKOZÓ ADATOKKAL KAPCSOLATOS INTÉZKEDÉSEK
Az ügyvéd az üzleti kapcsolatra és az ügyletre vonatkozóan az alábbi adatokat köteles rögzíteni:
• üzleti kapcsolat esetén a szerződés típusát, tárgyát és időtartamát,
• ügylet esetén a megbízás tárgyát és összegét,
• a teljesítés körülményeit (hely, idő, mód).
Az ügyvéd- kockázatérzékenységi megközelítés alapján – kérheti a pénzeszközök forrására vonatkozó információk rendelkezésre bocsátását, valamint ezen információk igazoló ellenőrzése érdekében a pénzeszközök forrására vonatkozó dokumentumok bemutatását.
Az ügyvéd köteles biztosítani, hogy az ügyfélre és az üzleti kapcsolatra vonatkozó rendelkezésre álló adatok és okiratok naprakészek legyenek.
Az ügyvéd legalább 5 évente köteles ellenőrizni az adatok érvényességét és helyességét. Ha az adatok naprakészségét illetően kétsége merül fel ismételten elvégzi az ügyfélátvilágítási intézkedéseket.
Mikor köteles lefolytatni az ügyfél és a tényleges tulajdonos személyazonosságának igazolására vonatkozó ellenőrzést?
Főszabály szerint az üzleti kapcsolat létesítése vagy az ügyleti megbízás végrehajtása előtt köteles lefolytatni az ügyfél és a tényleges tulajdonos személyazonosságának igazoló ellenőrzését, kivételesen az üzleti kapcsolat létesítése során is lefolytathatja, ha ez a rendes üzletmenet megszakításának elkerülése érdekében szükséges, és ha a pénzmosás vagy a terrorizmus finanszírozásának valószínűsége csekély. Ebben az esetben a személyazonosság igazoló ellenőrzését az első ügylet teljesítéséig be kell fejezni.
Nem kell az ügyfél-átvilágítási intézkedéseket ismételten elvégezni, ha
1. az ügyvéd az ügyfél, a meghatalmazott, a rendelkezésre jogosult, továbbá a képviselő vonatkozásában az ügyfél-átvilágítási intézkedéseket egyéb üzleti kapcsolat vagy ügyleti megbízás kapcsán már elvégezte,
2. jelen üzleti kapcsolat vagy ügyleti megbízás kapcsán az ügyfél, a meghatalmazott, a rendelkezésre jogosult, továbbá a képviselő személyazonosságát megállapította, és
3. nem történt változás az adatokban.
Célhoz kötöttség, nyilvántartás, statisztika
Az ügyvéden kívül az ügyfél-átvilágítás során birtokába jutott személyes adatokat- kizárólag a pénzmosás és terrorizmus finanszírozása megelőzése és megakadályozása érdekében végrehajtandó feladatai céljából, az azok ellátásához szükséges mértékben – jogosult megismerni és kezelni:
• ügyvéd vezetője
• segítő családtagja
• foglalkoztatottja
Meddig kell tárolnunk a Pénzmosásról szóló tv. szerint kezelt adatokat? Az üzleti kapcsolat megszűnésétől, illetve az ügyleti megbízás teljesítésétől számított 8 évig köteles kezelni a jogszabály szerinti adatokat (ez vonatkozik a személyes adatra, a személyes adatnak nem minősülő adatra, az okiratokra és azok másolatára).
Az ügyvéd a nyilvántartásban a hárommillió-hatszázezer forintot elérő vagy meghaladó összegű készpénzben (forintban, illetve valutában) teljesített ügyleti megbízásokat is köteles rögzíteni, amely információt 8 évig köteles megőrizni.
Felügyeletet ellátó szerv, a pénzügyi információs egység, a nyomozó hatóság, az ügyészség és a bíróság megkeresésére a megkeresésben meghatározott ideig, legfeljebb az üzleti kapcsolat megszűnésétől, illetve az ügyleti megbízás teljesítésétől számított 10 évig köteles megőrizni.
A megkeresés alapján történő meghosszabbításra kizárólag abban az esetben van lehetőség, ha az ott meghatározott adatra, okiratra folyamatban lévő vagy a jövőben megindítandó eljárás lefolytatása érdekében van szükség. Ezen idő letelte után haladéktalanul köteles törölni, illetve megsemmisíteni.
2.2. HÍRLEVÉLKÜLDÉS
2.2.1. ÉRINTETTEK: AZ IRODA HÍRLEVELÉT IGÉNYLŐ SZEMÉLYEK, AZ IRODA ÜGYFELEINEK KAPCSOLATTARTÓI
2.2.2. Adatkezelés célja: tájékoztatás jogszabályváltozásokról, szakmai hírek, cikkek, publikációk közlése, tájékoztatás az Iroda rendezvényeiről.
2.2.3. Kezelt adatok köre: név, e-mail cím.
2.2.4. Adatkezelés jogalapja: hozzájárulás azok tekintetében, akik az Iroda hírlevelét igényelték. Az adatkezelés jogalapja lehet továbbá az Iroda jogos érdeke. Jogos érdek megnevezése: közvetlen üzletszerzés (ld. GDPR (47) preambulumbekezdését). Az adatkezelő mindenkor biztosítja a tiltakozás (leiratkozás) lehetőségét (ld. lent), így amennyiben az Érintett akként nyilatkozik, hogy nem kíván hírlevelet kapni az adatkezelőtől, úgy adatait az adatkezelő törli (amennyiben azok kezelésének nincs más jogalapja) és a kérelem kézhezvételét követően nem fogja ebből a célból felhasználni.
2.2.5. Az adatkezelés időtartama: az Érintett általi tiltakozásig, vagy a korábban adott hozzájárulás visszavonásáig
2.3. KAPCSOLATFELVÉTEL, PANASZKEZELÉS, ÁRAJÁNLAT KÉRÉS
2.3.1. Érintettek: az Irodával kapcsolatot felvevő, árajánlatot kérő, érdeklődő vagy panaszt tevő természetes személyek, valamint ilyen vállalkozások természetes személy kapcsolattartói
2.3.2. Adatkezelés célja: az Érintett általi kapcsolatfelvétel esetén a kapcsolatfelvétel céljától függő adatkezelési cél (pl. kapcsolati űrlap kitöltése útján érkező megkeresés megválaszolása, árajánlat készítése, bejövő e-mailek megválaszolása, panasz érdemi elintézése és tájékoztatás a megtett lépésekről stb.)
2.3.3. Kezelt adatok köre: név (az Iroda honlapján található kapcsolati űrlap kitöltése setén kötelező), e-mail cím (az Iroda honlapján található kapcsolati űrlap kitöltése setén kötelező), telefonszám, lakcím (attól függően, hogy az Érintett mely adatokat közli, vagy milyen csatornán keresztül zajlik a kommunikáció), adott esetben vállalkozás neve és pozíció, valamint a megkeresésben közölt egyéb adatok.
2.3.4. Adatkezelés jogalapja: Jogos érdek, illetve a szerződéskötés előkészítéséhez szükséges adatkezelés árajánlat kérés esetén. Jogos érdek megnevezése: ügyfelekkel történő kommunikációban foglaltak utólagos bizonyíthatósága, panaszügyintézés, minőségbiztosítás.
2.3.5. Az adatkezelés időtartama: A kommunikáció, illetve panasz jellegétől függően, de minden esetben legalább a panasz elintézését követő 5 évig
2.4. KAMERÁS MEGFIGYELÉS
2.4.1. Érintettek: az Iroda helyiségeibe belépő személyek.
2.4.2. Adatkezelés célja: az Iroda helyiségeinek vagyonvédelme, adatbiztonság és ügyvédi titok megóvása. Az Iroda székhelyén, telephelyein és fióktelepein lezajló pénzforgalom, valamint az itt található, jelentős vagyoni értéket képviselő termékek, berendezések, műszaki cikkek és más értéktárgyak védelme, értékük, állaguk megóvása. Az e célok érdekében működtetett kamerarendszer olyan biztonságtechnikai megoldás, amely a balesetek, továbbá a károkozással járó, jogsértő cselekmények megelőzését, valamint az észlelt jogsértések felderítését és hatósági vagy bírósági eljárás keretében történő bizonyítását szolgálja.
2.4.3. Kezelt adatok köre: képmás és arckép, megfigyelt magatartás
2.4.4. Adatkezelés jogalapja: az adatkezelés jogalapja hozzájárulás az Iroda helyiségeibe belépő és ott tartózkodó harmadik személy Érintettek tekintetében, amelyet az Érintett a helyiségbe való belépéssel és ott tartózkodással ad meg. A hozzájárulás tájékozottságát a helyiségekben található figyelemfelhívó jelzések biztosítják.
2.4.5. Az adatkezelés időtartama: felhasználás hiányában a felvétel készítését követő 3 nap
2.4.6. Címzettek: szabálysértési vagy büntetőeljárás esetén az eljárásokat lefolytató hatóságok, bíróságok
2.5. MUNKATÁRS KIVÁLASZTÁS
2.5.1. Érintettek: Az adatkezelőnél álláspályázatra jelentkező, vagy egy adott álláshirdetés kapcsán kiválasztott személyek.
2.5.2. Adatkezelés célja: A pályázat elbírálásáig végzett adatkezelés célja: a jelentkező szakmai alkalmasságának megítélése a meghirdetett pozíció kapcsán. Ahol a konkrét személyes adat gyűjtésének eltérő célja van, ott kifejezetten jelezzük az alábbi sorban. A pályázat elbírálását követő adatkezelés célja: (i) a pályázó általi esetleges igényérvényesítés során az adatkezelő álláspontjának bizonyításához szükséges iratmegőrzés. (Ez utóbbi adatkezelések jogalapja: jogos érdek, ezzel kapcsolatos információkat lásd az „Adatkezelés jogalapja” sorban.), (ii) illetve – amennyiben ehhez a jelentkező külön hozzájárul – további állásajánlatok megtétele céljából történő közvetlen megkeresések az adatkezelő által.
2.5.3. KEZELT ADATOK KÖRE:
• Név, születési hely és idő, állampolgárság, állandó lakcím, tartózkodási hely (adatkezelés célja: jelentkező azonosítása)
• Telefonszám, e-mail cím (adatkezelés célja: kapcsolattartás)
• Megpályázott pozíció adatai
• Iskolai végzettségre vonatkozó adatok
• Szakmai tapasztalatra vonatkozó adatok
• Nyelvtudásra vonatkozó adatok
• Készségek, képességek
• Szükség szerint: önéletrajz, és az abban szereplő adatok, pl.
o arckép, ha ez szerepel az önéletrajzban
o természetes személyazonosító adatok (név, nem, születési hely és idő, állampolgárság)
o nyelvtudás, iskolai és egyéb végzettség, szakmai tapasztalat, preferált pozíció, érdeklődési terület
o adott esetben vezetői engedély típusa, továbbá egyéb, az önéletrajzban szereplő adatok.
• Szükség szerint: motivációs levél és annak tartalma.
2.5.4. ADATKEZELÉS JOGALAPJA:
• A jelentkező hozzájárulása. Tájékoztatjuk, hogy Ön nem köteles a hozzájárulását megadni. Azonban, ha a munkaerőfelvétel céljából történő adatkezeléshez nem járul hozzá, úgy nem áll módunkban álláspályázatát elbírálni. Amennyiben hozzájárulását megadta, ezt utóbb bármikor, indokolás nélkül visszavonhatja, a visszavonás azonban nem érinti a visszavonás előtt történt adatkezelések jogszerűségét.
• Az álláspályázat elbírálását követő adatkezelés jogalapja – amennyiben a jelentkező nem adott hozzájárulást a további megkeresésekhez – az adatkezelő jogos érdeke (jogos érdek megnevezése: a jelentkező általi esetleges igényérvényesítés esetére szükséges bizonyítékok megőrzése, adatkezelő jogszerű eljárásának utólagos bizonyíthatósága).
2.5.5. AZ ADATKEZELÉS IDŐTARTAMA:
• Sikertelen pályázat esetén az álláspályázat elbírálásának időtartamát követő 12 hónap.
• Amennyiben jelentkező külön hozzájárult, úgy az adatokat az adatkezelő további 2 évig megőrzi és felhasználja annak érdekében, hogy további álláslehetőségek figyelembe ajánlása céljából a kapcsolatot a jelentkezővel felvegye.
• Sikeres pályázat esetén az adatkezelő a jelentkezéskor megadott adatok közül a munkaviszony létesítéséhez és fenntartásához szükséges adatokat kezeli tovább, a külön, munkavállalóknak adandó tájékoztatás szerint.
2.6. GYAKORNOKI PROGRAM
2.6.1. Érintettek: jogi egyetemi hallgatók, akik az egyetemi kötelező gyakorlatukat Irodánknál töltik.
2.6.2. Adatkezelés célja: gyakornoki lehetőség biztosítása, gyakornok azonosítása, gyakornok megfelelő feladatokkal való ellátása, kapcsolattartás, gyakorlatról szóló igazolás kiadása.
2.6.3. KEZELT ADATOK KÖRE:
• Név, születési hely és idő, állampolgárság, állandó lakcím, tartózkodási hely (adatkezelés célja: jelentkező azonosítása)
• Telefonszám, e-mail cím (adatkezelés célja: kapcsolattartás)
• Nyelvtudásra vonatkozó adatok (szellemi munkakörben foglalkoztatandó jelentkező esetén)
• Készségek, képességek
• Szükség szerint: önéletrajz, és az abban szereplő adatok, pl.
o arckép, ha ez szerepel az önéletrajzban
o természetes személyazonosító adatok (név, nem, születési hely és idő, állampolgárság)
o nyelvtudás, iskolai és egyéb végzettség, szakmai tapasztalat, preferált pozíció, érdeklődési terület
o adott esetben vezetői engedély típusa, továbbá egyéb, az önéletrajzban szereplő adatok.
• Szükség szerint: motivációs levél és annak tartalma.
2.6.4. Adatkezelés jogalapja: az Érintett hozzájárulása
2.6.5. Az adatkezelés időtartama: gyakorlati foglalkoztatás megszűnésétől számított 5 év, kivéve, ha az Érintett adatai (pl. neve) olyan adathordozón szerepel, amelyet az Iroda hosszabb ideig köteles megőrizni.
3. ADATFELDOLGOZÁS
3.1. Adatfeldolgozónak minősül az a természetes vagy jogi személy vagy bármely egyéb szerv, amely az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel. Az adatfeldolgozó az adatkezelést érintő érdemi döntést nem hozhat, a tudomására jutott személyes adatokat kizárólag az Iroda rendelkezései szerint dolgozhatja fel, saját céljára adatfeldolgozást nem végezhet, továbbá a személyes adatokat az Iroda rendelkezései szerint köteles tárolni és megőrizni.
3.2. Az Iroda esetenként a megbízás teljesítésébe fordítókat, jogi szakértő, vagy ügyvéd alvállalkozókat, adótanácsadókat, pénzügyi tanácsadókat von be. E személyek a személyes adatok kezelése tekintetében adatfeldolgozóknak minősülnek. Az adatfeldolgozók konkrét személyéről tájékoztatást kérhet az Iroda elérhetőségein.
4. ADATBIZTONSÁG
4.1. Az Iroda az adatok biztonságáról a vonatkozó előírásoknak megfelelően gondoskodik. Az Iroda az adatbiztonságra vonatkozó intézkedések körében megteszi különösen azokat a technikai és szervezési intézkedéseket, és kialakítja azon eljárási szabályokat, amelyek biztosítják, hogy a kezelt adatok védettek legyenek a jogosulatlan hozzáféréssel, megváltoztatással, továbbítással, nyilvánosságra hozatallal, törléssel, megsemmisítéssel, véletlen megsemmisüléssel, vagy sérüléssel szemben, továbbá az alkalmazott technika megváltozásából fakadó hozzáférhetetlenné válás ellen.
4.2. Az Iroda az adatok biztonságát szolgáló intézkedések meghatározásakor és alkalmazásakor tekintetbe veszi a technika mindenkori fejlettségét. Több lehetséges adatkezelési megoldás közül az Iroda azt választja, amely a személyes adatok magasabb szintű védelmét biztosítja, kivéve, ha az aránytalan nehézséget jelentene az Irodának. Az Iroda ezen követelményeket az adatfeldolgozók irányában is érvényesíti.
4.3. Az adatkezelő a használt szoftvereken belül a felhasználói hierarchiának megfelelően különböző jogosultsági szinteket biztosít. Az adatok elvesztésének elkerülése érdekében a számítógépek és szerverek tartalmáról biztonsági mentés készül. Az adatkezelő telephelyein csak a rendszergazdák jogosultak a szerverszobákba belépni. Az informatikai rendszerek megfelelő tűzfalakkal védettek. Az adatkezelő gondoskodik az informatikai rendszer megfelelő vírusvédelméről. Az adatkezelő megfelelő képzésben részesíti a munkavállalóit az adatbiztonsági előírásokkal kapcsolatban. Az adatkezelő szigorú előírásokat tart életben az általa igénybe vett adatfeldolgozók tevékenységére vonatkozóan.
4.4. Az Iroda kötelezi magát arra, hogy minden olyan harmadik felet, akik részére az adatokat esetlegesen továbbítja vagy átadja, felhívja a fenti vállalások betartására. Az Irodaáltali jogszerű adattovábbítás esetén ugyanakkor az Irodanem vállal felelősséget a címzett által okozott károkért.
4.5. Az Iroda valamennyi munkatársa, munkaviszonya vagy más jogviszonya alapján köteles az adatkezelésre, valamint adatbiztonságra vonatkozó fenti elvek betartására.
5. ÉRINTETT JOGAI A SZEMÉLYES ADATAINAK KEZELÉSÉVEL KAPCSOLATBAN
5.1. Az Érintett bármikor, a jelen tájékoztatóban megjelölt elérhetőségeken tájékoztatást kérhet az őt érintő adatkezelésről, kérelmezheti a rá vonatkozó adatok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, és tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen. Az Érintettet megilleti továbbá az adathordozhatóság joga.
5.2. Az Iroda indokolatlan késedelem nélkül, de mindenféleképpen a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az Érintettet az alábbiak szerinti kérelem nyomán hozott intézkedésekről. Szükség esetén, figyelembe véve a kérelem összetettségét és a kérelmek számát, ez a határidő további két hónappal meghosszabbítható. A határidő meghosszabbításáról az Iroda – a késedelem okainak megjelölésével – a kérelem kézhezvételétől számított egy hónapon belül tájékoztatás ad. Ha a kérelem elektronikus úton érkezett, a tájékoztatás lehetőség szerint szintén elektronikus úton történik, kivéve, ha az Érintett azt másként kéri. Ha úgy ítéljük meg, hogy nem kell intézkedéseket tennünk az Érintett kérelme nyomán, úgy késedelem nélkül, de legkésőbb a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatni fogjuk az Érintettet az intézkedés elmaradásának okairól, valamint arról, hogy panasztételi lehetőséggel élhet az adatvédelmi hatóságnál, továbbá élhet bírósági jogorvoslati jogával is.
5.3. A kérelmek teljesítése ingyenes, ha azonban a kérelem egyértelműen megalapozatlan vagy – különösen ismétlődő jellege miatt – túlzó, az Iroda, figyelemmel a kérelem folytán felmerülő adminisztratív költségekre, észszerű díjat számíthat fel, vagy megtagadhatja a kérelem teljesítését.
5.4. Ha a kérelmet benyújtó Érintett kilétével kapcsolatban megalapozott kétség merül föl, további, a személyazonosságának megerősítéséhez szükséges információk nyújtása kérhető.
5.5. Az Érintett kérelmére az Iroda tájékoztatást ad arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha igen, az Érintett jogosult arra, hogy az Iroda által kezelt rá vonatkozó személyes adatokhoz, illetve az adatkezelés céljára, az érintett adatok kategóriáira, azon címzettekre vagy címzettek kategóriáira, akikkel a személyes adatokat közölték vagy közölni fogják, az adatkezelés tervezett időtartamára vagy az időtartam meghatározásának szempontjaira, valamint az adatok forrására vonatkozó információkhoz hozzáférést kapjon.
5.6. Kérelemre az Iroda az adatkezelés tárgyát képező személyes adatok másolatát az Érintett rendelkezésére bocsátja. Az Érintett által kért további másolatokért az adminisztratív költségeken alapuló, észszerű mértékű díj számítható fel. Ha az Érintett elektronikus úton nyújtotta be a kérelmet, az információkat széles körben használt elektronikus formátumban kell rendelkezésre bocsátani, kivéve, ha azt az Érintett másként kéri.
5.7. Az Érintett kérheti a pontatlan adatok helyesbítését, és joga van arra is, hogy kérje a hiányos adatai kiegészítését.
5.8. Az Érintett kérheti, hogy az Iroda a személyes adatokat törölje, ha
1. azokra már nincs szükség abból a célból, amelyre figyelemmel az adatkezelés történt;
2. ha az Érintett a hozzájárulását visszavonja, és az adatkezelésnek nincs más jogalapja;
3. az Érintett tiltakozott az adatkezelés ellen és annak 13 pontszerinti feltételei fennállnak;
4. az adatkezelés jogellenes;
5. azokat az Iroda-re vonatkozó jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell,
6. az Érintett 16. életévét be nem töltött kiskorú.
5.9. Az Iroda fenti kérelemre az adatokat törli, kivéve, haa további adatkezelés
1. a véleménynyilvánítás szabadságához és a tájékozódáshoz való jog gyakorlása,
2. az azt előíró, az Irodára vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése,
3. jogi igények előterjesztése, érvényesítése, illetve védelme
céljából szükséges.
5.10. Az Érintett kérésére az Iroda korlátozza az adatkezelést, ha
a) az Érintett vitatja a személyes adatok pontosságát, ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi az adatok pontosságának ellenőrzését,
b) bár az adatkezelés jogellenes, de az Érintett ellenzi a törlést, és ehelyett a korlátozást kéri,
c) az Irodának már nincs szüksége az adatok kezelésére, de az Érintett azt jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, illetve védelméhez igényli,
d) az Érintett az 5.13 pont szerint tiltakozott az adatkezelés ellen, amely esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amíg megállapításra nem kerül, hogy az adatkezelő jogos indokai elsőbbséget élveznek-e az Érintett jogos indokaival szemben.
5.11. Ha az adatkezelés a fentiek alapján korlátozás alá esik, az ilyen személyes adatok – a tárolás kivételével – csak az Érintett hozzájárulásával, vagy jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez, vagy más személy jogainak védelme érdekében, vagy az Unió, illetve valamely tagállam fontos közérdekéből kezelhető. A korlátozás feloldásáról az Iroda az azt kérő Érintettet előzetesen tájékoztatja.
5.12. A helyesbítésről, a törlésről vagy korlátozásról az Iroda az Érintettet, továbbá mindazokat értesíti, akiknek korábban az adatot továbbította. Az értesítést az Iroda mellőzi, ha ez lehetetlen, vagy nagy erőfeszítést igényel. Ha az Iroda nyilvánosságra hozta a személyes adatot, és azt törölni köteles, az elérhető technológia és a megvalósítás költségeinek figyelembevételével megteszi az észszerűen elvárható lépéseket – ideértve technikai intézkedéseket – annak érdekében, hogy tájékoztassa az adatokat kezelő további adatkezelőket, hogy az Érintett kérelmezte tőlük a szóban forgó személyes adatokra mutató linkek vagy e személyes adatok másolatának, illetve másodpéldányának törlését.
5.13. Az Érintett tiltakozhat személyes adatának kezelése ellen,
1. a) ha az jogos érdek alapján történik; ebben az esetben az adatkezelés nem folytatható, kivéve, ha az Érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben elsőbbséget élvező kényszerítő erejű jogos okok, vagy olyan okok indokolják, amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak,
2. b) ha az közvetlen üzletszerzés érdekében történik vagy ahhoz kapcsolódik; ilyen esetben e célból az adatkezelés a továbbiakban nem folytatható.
5.14. Az adathordozhatóság joga alapján az Érintett egyrészt kérheti, hogy az Irodától, ha ez technikailag megoldható, tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban a kezelt személyes adatait megkapja és azt bármely adatkezelőnek ő maga továbbítsa, másrészt kérheti adatainak továbbítását az Irodától.
5.15. Ha az Iroda az Érintett fentiek szerinti kérelmét nem teljesíti, legkésőbb a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja annak okáról.
5.16. Amennyiben az Érintett meglátása szerint a személyes adataival kapcsolatos jogai sérültek, úgy kérjük, hogy panaszát jelezze az Iroda felé a lent megadott elérhetőségek egyikén.
5.17. Az Iroda értesítésétől függetlenül a hatósághoz is fordulhat. Ha így dönt, azt az alábbi elérhetőségeken tehet bejelentést a hatóságnál:
Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság
Cím: 1055 Budapest, Falk Miksa u. 9-11.
Levelezési cím: 1530 Budapest, Postafiók: 5.
Telefon: +36 -1-391-1400
Fax: +36-1-391-1410
E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu
5.18. Ha jogellenes adatkezelést tapasztal, polgári pert is kezdeményezhet. A per elbírálása a törvényszék hatáskörébe tartozik. A per az Ön lakóhelye szerinti törvényszék előtt is megindítható (az alábbi hivatkozáson találja törvényszékek felsorolását és elérhetőségét: http://birosag.hu/torvenyszekek).
6. Az adatvédelmi tájékoztató változásai az Iroda honlapján kerülnek közzétételre. Mindig az aktuálisan hatályos adatvédelmi tájékoztató alkalmazandó a személyes adatok kezelésére, abban az esetben is, ha az Érintett regisztrációjakor, vagy személyes adatai egyéb módon történő megadásakor még egy korábbi adatvédelmi tájékoztató volt hatályban.
7. KAPCSOLAT
7.1. Amennyiben kérdése, észrevétele vagy kérése van jelen adatvédelmi tájékoztatóval kapcsolatban, panaszt tenne, vagy a fent részletezett jogait szeretné gyakorolni, kérjük, vegye fel velünk a kapcsolatot a következő elérhetőségeken:
Név: Dr. Kovács Kond Ügyvédi Iroda
E-mail: kond.kovacs@kklaw.hu
Telefon: +36 30 221 8170
Székhely: 1122 Budapest Hajnóczy József utca 3. földszint 2.
Kamarai regisztrációs szám: 2303
Adószám: 18192294-2-41